КЕЙС: ДЕНЬ ПОЛЯ ЮГА РОССИИ 2019

Организатор: Люди Добрые & НО СРО "Национальная ассоциация производителей семян кукурузы и подсолнечника" при поддержке Министерства сельского хозяйства РФ
Количество участников: 700
Город: Краснодар

Если ночью разбудить менеджера проекта ДЕНЬ ПОЛЯ ЮГА РОССИИ 2020 , он чётко скажет сколько лошадиных сил должно быть у трактора, чтобы организовать демо-показ полуторатонный сеялки, например. Это он скажет быстро, а вот найти такой трактор – это отдельная история.

О нюансах организации аграрного ивента рассказывает руководитель проектного отдела компании Люди Добрые, Елена Рязанская:

Кто знает, что тебе может понадобиться, когда вступаешь на тропу подготовки аграрного события. Скажем честно, нам очень хочется зайти на этот рынок. Поэтому решили всех потенциальных клиентов собрать на одной площадке. И уже второй год подряд являемся соорганизаторами мероприятия ДЕНЬ ПОЛЯ ЮГА РОССИИ.

Схема вроде простая: менеджер, продающий выставочные места, специально обученный человек, занимающийся организационными вопросами, отдельно выделенный менеджер, для организации работы пресс-службы. Вроде всё. Но если капнуть, а мы капнули, получается следующее. Весь процесс подготовки делится на несколько этапов и осуществляется чётко по плану.

ЭТАП 1: Собрать за 6 месяцев 1500 реальных контактов ЦА

ЭТАП 2: Позвонить КАЖДОМУ! «Добро пожаловать в реальную жизнь!» :)

Можно смело сказать, что агрособытия это один из самых сложных форматов для ивент-индустрии. Множество ограничений, непредсказуемых факторов, региональная специфика и сложная целевая аудитория. Представьте, что весь сезон один и тот же состав людей зовут к себе на Дни поля и агровыставки около 20 разных компаний.

Для нас этот проект пример командной работы менеджеров, умеющих четко структурировать задачи, выбрать грамотных подрядчиков, сделать её удобной и для экспонентов, и для посетителей. Предусмотреть нужно миллион тонкостей: от расположения шатров участников и экспозиции техники, до определения подрядчика, обеспечивающего питание экспонентов и посетителей (напоминаю, особенность региона – жара, особенность площадки – пыль) и обеспечения безопасности – охрана, пожарный расчет и кареты скорой помощи, и уж, простите, туалеты.

Один из этапов, который проверяет выдержку – согласование схем, графиков и тайминга с соорганизатором, отраслевыми Министерствами и Администрацией района.

А этап реализации события, заставляет всех менеджеров площадки превратиться в бархат, который смягчит всех и каждого – от подрядчиков, до участников. Пример цитаты: “Солнце слишком светит на мой шатер, поверните его на 360, пожалуйста!”

Отдельно, у нас был план отработки форс-мажорных ситуаций, так как, с учетом того, что мы на отдаленном от города поле, заменить, найти, переделать, смонтировать новое никто не успеет. И особенный трепетный момент – проверка прогноза погоды каждые 5 минут. Но и к капризам погоды мы были готовы.

Первая часть мероприятия началась с зоны регистрации, где гостей встречают хостес, помогают заполнить анкеты, предлагают принять участие в розыгрыше и анонсируют программу события. Для экспонентов и посетителей в течения дня работает выездное кафе. Экспонентов угощают вареной кукурузой.

На открытии присутствуют официальные лица, и работа с протоколом администрации отдельный пункт плана подготовки. В рамках события проходит пленарная часть, для которой мы выбрали театральную рассадку, обеспечив техническое сопровождение и необходимую для комфортного размещения участников мебель. Нашим соорганизатором для выступления в рамках пленарной части традиционно приглашаются крупные игроки рынка, рассказывающие о своем опыте и это является важным пунктом, обеспечивающим вовлеченность.

Ивент сопровождается постоянной работой со СМИ, которых приглашает к участию пресс-служба события.

Вторая часть мероприятия – посещение демонстрационных полей. Мы продумали удобный пеший маршрут, который позволяет рассказать о каждом экспоненте. Кстати, может на следующий год организовать прямую трансляцию?

В общем, классный и интересный проект, для прокачки скиллов команды и для тех, кто любит лето и вареную кукурузу!